Guia para Nomes e Descrições de Tarefas Eficazes no Gerenciamento de Projetos

Um nome de tarefa bem pensado facilita a organização do fluxo de trabalho da sua empresa e permite que seus funcionários/contratados compreendam o que é necessário deles.

Existem várias regras simples para a criação de um nome de tarefa:

1. O nome deve começar com um verbo que responda à pergunta do que fazer. Por exemplo, "determinar o que causou a aparição de páginas duplicadas" em vez de "de onde vêm as páginas duplicadas".
2. O nome da tarefa deve ter uma linguagem clara e concisa. Por exemplo: "Encontrar e excluir conteúdo oculto" em vez de "Lidar com conteúdo oculto". O último não indica adequadamente o que fazer com o conteúdo oculto, enquanto o primeiro fornece um conjunto claro e simples de instruções.
3. O nome deve refletir o que você deseja ver do resultado final da tarefa, não apenas o processo. Por exemplo: "Adicionar um link de download de certificado ao cartão do produto" em vez de "Adicionar um link de certificado", ou "Comprimir todas as imagens grandes para 300KB" em vez de "Comprimir imagens grandes".
4. Onde necessário, use um parâmetro quantitativo no título. Por exemplo: "Desenvolver 3 opções para o layout da página principal" em vez de "Desenvolver opções de layout para a página principal". Ao usar linguagem quantitativa, você define claramente seu objetivo do que deseja receber, em vez de deixar para o funcionário adivinhar.
5. O nome da tarefa deve ser curto. Qualquer detalhe deve ser deixado para a descrição da tarefa. Por exemplo: "Otimizar 20 páginas na seção de diagnósticos" é melhor do que "Otimizar 20 páginas na seção de diagnósticos. Focar principalmente em páginas dedicadas ao diagnóstico de carros domésticos”. Como podemos ver, a segunda opção dá informações demais no título e pode bagunçar os quadros do projeto. Isso seria melhor deixado para a descrição da tarefa.
6. Não use linguagem abreviada ou gíria. É melhor escrever de uma forma em que você possa ter certeza de que o usuário (por exemplo, a pessoa executando a tarefa) será capaz de entender.

Como Escrever uma Descrição de Tarefa Eficaz

Uma descrição concisa e bem escrita é imperativa para manter o fluxo de trabalho consistente e preciso. Quando bem escrita, o funcionário executando uma tarefa não precisará verificar duas, três vezes seu trabalho constantemente com a pessoa que definiu a tarefa. E a pessoa que define a tarefa também terá menos probabilidade de ter que solicitar reescritas, alterações, etc. Isso leva a menos atrito e menos tempo desperdiçado para todos.

Então, o que uma descrição de tarefa deve incluir:

1. A descrição deve ser o mais detalhada possível, mas ao mesmo tempo conter apenas as informações relevantes para essa tarefa específica. Se a tarefa parecer excessivamente complexa para descrever, pode valer a pena dividi-la em várias tarefas menores e mais simples.
2. A descrição deve conter todas as informações necessárias para o funcionário executar a tarefa. Isso pode incluir:
   • URLs de páginas do site
   • Detalhes de acesso
   • Texto âncora
   • Palavras-chave
   • Palavras de parada
   • Relatórios do site
   • Solicitações específicas discutidas com o cliente
   • Quaisquer outros detalhes relacionados à tarefa
3. A linguagem usada na descrição não deve ser ambígua ou usar abreviações e deve oferecer mais informações ao usuário do que o título faz. Por exemplo: "Otimizar 20 páginas na seção de diagnósticos do site. Focar nas páginas relacionadas a carros domésticos" seria melhor para esse propósito do que "Otimizar 20 páginas na seção de diagnósticos", que dá instruções menos explícitas ao usuário.
4. A descrição deve incluir uma explicação de por que essa tarefa é importante para o projeto geral. Isso ajuda a dar ao funcionário uma ideia melhor de por que eles estão completando a tarefa e como isso se encaixa no objetivo maior.
5. Se você tiver informações adicionais para facilitar a tarefa, isso também deve ser incluído, como:
   • Referências a projetos anteriores onde tarefas semelhantes foram concluídas.
   • Exemplos de soluções bem-sucedidas de sites de concorrentes.
   • Exemplos de decisões malsucedidas baseadas em experiência.
   • Dicas úteis - como onde começar, quais serviços usar, e assim por diante.

   No geral, a descrição não deve ser um ensaio longo que o executor da tarefa tenha que passar horas tentando digerir. Em vez disso, deve incluir detalhes concisos sobre o que é necessário para o usuário completar a tarefa com sucesso. Como metas, prazos, links para recursos úteis, arquivos, etc. Se isso for mantido em mente, você não terá problemas em criar nomes e descrições de tarefas fáceis de ler.